Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung by Harald Klingelhöller

By Harald Klingelhöller

Dokumentenmanagementprojekte sind ganzheitliche Projekte. Organisatorische, technische und menschliche Faktoren entscheiden über Erfolg oder Mißerfolg. Das DMS-Handbuch hilft frühzeitig Fehler zu erkennen und zu vermeiden. Es ist eine Pflichtlektüre für jeden, der sich mit dem Gedanken trägt, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Schritt für Schritt wird der Leser durch die einzelnen Projektstufen geführt. Mit Hilfe von Tabellen, Charts und Diagrammen wird eine komplexe Materie übersichtlich dargestellt. Ein ausführliches Glossar mit Begriffserklärungen der Fachtermini und eine Fülle von Checklisten machen das Buch zum unentbehrlichen Begleiter.

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Schritt Wichtig ist bei der Erstinvestition einen Uberblick tiber die Gesamtkosten zu erhalten. Das bedeutet, dass Sie im Grunde zwei Kalkulationen benotigen, Eine fur das Gesamtsystem und eine fur den ersten Schritt, wie immer dieser auch sein mag. Die Abweichungen im Gesamtprojekt sollten hierbei dreiBig Prozent nicht iibersteigen. Die Abweichung im "ersten Schritt" sollte sich innerhalb der Zwanzig-Prozentmarke bewegen. Budgetkalkulationen sind projekt- und unternehmensspezifisch Budgetkalkulationen sind projekt- und unternehmensspezifisch.

Neben dem Archivserver und dem RAID-System mit RAID-Level 5, sind es vor allem die Dokumentenmanagement spezifischen Komponenten der Ablage (Jukebox, optische Medien nicht vergessen), die in die Kalkulation einfliefsen. Backend Prontend-seitig werden die Komponenten fur die Erfassung (Scanner, Kompressionsboard und Monitor) in das Budget aufgenommen. Fur die Retrievalclients werden in aller Regel die vorhandenen Arbeitsstationen verwendet. 2 Budgetfaktor Software Die Software-Komponenten lassen sich in einzelne Module aufgliedern.

Lugriff Weitere Merkmale einesCMS Und hier schliefst sich wieder der Kreis zu den uns schon bekannten Dokumentenmanagement- bzw. Archivsystemen, da auf deren Punktionalitaten wieder zurtickgegriffen werden muss. Die Vorteile von Contentmanagementsysternen liegen darin, dass sie die schnelle pflege von Webinhalten ohne Programmierkenntnisse erlauben. Viele Tools haben dies schon versprochen, sind jedoch meist im Ansatz stecken geblieben. Beim Contentmanagement wird nicht auf die Programmierung verzichtet, jeder Mitarbeiter konzentriert sich aber wieder auf seine Kernkompetenzen.

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